文書電子化の盲点
近年、複合機の普及により、
各メーカーは 多彩な機能を追加し差別化を計りシェア獲得を目指しておりますが、
今回はメーカー特有の機能をご紹介するというよりも、
一般的に備わっている機能について、
その普及と利便性、現状と理想についてご紹介いたします。
昨今、業務の効率化、生産性、エコ（環境対策）等、無駄な資源やコストを削減し
効率化を計ろうとする動きは言うまでもなく、オフィス環境におけるIT化は目覚しい普及をしております。
その中で、マルチドキュメントシステムとしての複合機も、
効率化の一旦として無駄な出力をしないようにネットワークを活用し、
文書電子化を図れる機能は、各メーカー、標準的な機能として付加されております。
しかしながら、オフィス内で電子化は進んでいるでしょうか？
オフィス内に電子化する設備、環境はありながら、
資料を見て、用が済んだらすぐ捨ててしまうような紙の出力や
紙ベースでの文書管理を行っている企業はまだまだ多いと思います。
何故でしょうか？
いろいろとご意見はありでしょうが、
私が考えるに 大まかに言いますと、
1、業務運用、ルーチンの変更が面倒、
2、効率化を計る為の電子化が逆に手間が掛かる！
など、効率化を計る為の機能が逆に面倒で生産性を下げる現象を引き起こしている
と思います。
これは紙ベースの媒体を電子化する上で、変換する手間の作業や電子化後の
変換されたデータの検索や運用が難しいからではないでしょうか？
言い換えると、電子化する作業の手間、データーの仕分け作業、
また大量のデータから検索が手間がなく簡単に出来るツールと
電子化するハードウェアー（複合機）の連携が上手く出来ていないからだと思います。
そんな連携を簡単にするソフトが前回ご紹介いたしました仕分けソフト、「仕分け名人」ですが、
今回、データー化された文書を必要な時にすばやく検索できる、検索機能をご紹介いたします。
【文書管理機能のサーチャブルPDF機能】です。
昨今、大量に保管される紙文書の電子化がさけばれています。
この「電子化」の盲点てして、『電子化保管したら、必要な文書データを簡単に
探すことができない・・』といった問題が多く発生しております。
そこで、これらの問題を解決した新しい機能として、
電子化しても簡単に文書を探せるしくみで、
【紙の文書を簡単に電子化でき、保管した電子化文書を簡単に探しだせる機能です。】
■サーチャブルPDF機能とは
スキャンしたドキュメントの文字情報をOCRによってテキストデータ化し、
スキャン画像にオーバーレイ合成したPDFファイルを生成できます。
紙文書を電子化した場合にも文字検索が可能になるほか、
文字情報をコピーすることもできます。
また、原稿の向きを検知し、ページの方向を自動補正することができます。
紙の文章が、サーチャブルPDFによって、
文書情報がOCRで自動的にテキストデーター化します。
これにより、
・文書内の文字（キーワード）検索が可能となりスピーディーにドキュメントを探せます！
・高精度のOCR機能によって、紙文書からの文字のタイピング作業が不要！
PDFテキストデーターからExcelやWordにコピー＆ペースが可能
これは上記2つのアプリケーション、「仕分け名人」 「サーチャブルPDF」は
電子化を行う上で、運用業務上の手間を大幅に省き、
電子化を進める上で効率化を計れるアプリです。
是非、ご検討してみて下さい！
■お勧め複合機
サーチャブルPDF機能標準・・・・
・コニカミノルタｂｉｚｕｈｕｂカラーシリーズ Ｃ220 Ｃ280 Ｃ360
