文書管理（ＦＡＸ編）ペーパーレス
前回、スキャン編で「仕分け名人」というソフトと連動した複合機をご了解致しましたが、
今回は、そのソフトを活用しましたＦＡＸペーパーレス編をご紹介いたします。
受信したＦＡＸ（複合機）は、通常、ほとんどのメーカーでも
ネットワーク上のＰＣやメールにＰＤＦ等のファイルで送ることは出来ます。
しかしながら、ＰＤＦ等のファイルが送られてきたファイルを見ると
ファイル名が⇒例2009.07.01.01といった数字の羅列で
大量にＦＡＸがきた場合、確認作業や仕分け作業が大変で
逆に紙で打ち出した方が楽なので、結局、ペーパーレスは断念という企業が多いと思います。
そんな時！！「仕分け名人」が便利です。
パターン １
ｆａｘ受信⇒ 指定した客先毎のフォルダー格納⇒ファイル名リネーム、日時、⇒通知機能
事前にパソコンのフォルダーに取引先専用のＦＡＸフォルダーを作っておけば
ＦＡＸのヘッダーやＦＡＸ番号を検知して
取引先後とにフォルダーに入り、ファイル名も取引先の「名前+ＦＡＸ等」といったような
名前にファイル名がリネームされ収納さｒます。
また前回ご説明しましたが、
受信したＦＡＸを関連者へ通知する機能も同様に使えます。
さらに 取引先ごとではなく、日付け毎にフォルダーに収納して通知する機能もあるので
毎日チャックして処置が終わったら指定したフォルダーに格納するといった
使い方もとても便利です。
パターン2
ｆａｘ受信⇒自動生成されるｆａｘ用の日付フォルダー収納⇒リネーム⇒通知
無駄なコストを削減する上でぺーパーレスを考えている企業は多いですが
作業効率や業務体制で思うように出来ないケースがほとんどですが
この仕分け名人があれば、らくらく導入実施が可能です。
仕分け名人は別途ソフトが必要です。くわしくはコピー機ねっと担当まで、
仕分け名人連動対応機種 コニカミノルタｂｉｚｕｈｕｂ Ｃ203
