受信したFAXの処理、保管管理、活用について
最近、企業間のやり取りの方法が
FAXからメールで行われるケースが大変多くなりました。
普及の大きな要因として
1）各個人がパソコンを持っていて
ダイレクトに伝えたいことや資料を送信できる。
2）送られたきた資料やデーターをPCで管理して保管ができ
必要が時に閲覧、利用が簡単である
3）パソコンを利用することにより過去のデータや検索、利活用の幅が大きい
4）必要な時に必要な分だけ出力して消耗品の無駄がない！
・・・・・・・・・⇒上げれば、まだまだ沢山あると思います。
一方FAXはどうでしょうか？
受信したFAXは全て、紙・トナー・カウンター料金が発生しコストがかかります。
また、管理も紙ベース保管場所、管理方法（ルール）を決めていないと
他の書類とゴチャゴチャになり、利活用が出来なくなります。
さらに、FAX全てが必要なFAXでしょうか？
・一度確認すれば用件が終わる、
・広告FAX、
・一時的に保管するが用件が済めば廃棄してゴミになる・・・・・・等、
エコ（資源の有効活用）から考えても無駄が多いのではないでしょうか！
そんな受信したFAXを手間隙をかけて管理するのが
「面倒くさい！」といったことが実情だと思います。
しながらFAXをなくすことはまだまだ出来ないと思います。
↓
そこで！！！
今回は複合機を利用したFAX受信利活用をご案内します！
1、複合機でFAXを受信
↓
2、データーで確認、選別
↓
3、ファイル変換
↓
4、管理、利活用・・・・・・・等・・・・
上記の流れがスムーズに効率よく行えれば如何でしょうか！
複合機で受信したFAXを出力しないで、
PDFファイル等に転送する事は
ほとんどのメーカーが複合機であれば 機能が整っております。
でも何故、普及しないのでしょうか＞
FAX等で送られきた物は、
用件の用途が簡単ケースが多く、
ファイル変換⇒ファイル名作成⇒保管ルール⇒活用用途、等、
面倒な作業が発生します。
また、込み入った場合はメール等になってしまい、
無駄と承知でFAXを利用しているケースがほとんどだと思います。
（私の見解ですが）
さらに、FAXの場合、受信したら紙で出力されるので
着たらすぐ分かり、受信の確認が簡単ですが
PCへ送られたら、受信確認が分かりにくくなります。
上記な点が大きいと思います。
それらの面倒な作業を効率よく無駄が省ける物が
今回ご紹介する「仕分け名人」という文書管理ソフトです。
面倒が作業を自動的に仕分けし、
ファイル変換、リネーム作業、格納、通知を行ってくれます。
前回も文書管理FAX編でご紹介いたしましたが、
文書管理 (FAX編)
受信したFAXを通達、作業、を自動化し管理保存の利活用がスムーズに行えます。
詳しくは コピー機ねっと担当まで
0120-181-295
