文書管理 （スキャナー活用編）
スキャナーを複合機と連携させて使う場合、
保存されたドキュメントは ファイル名が通し番号か日付けで分かりにくいですよね！
ペーパーレスを考えて活用した場合、
作業が思いの他多く、
考えていた作業効率がなかなか進まず
逆に面倒になり結局、
ペーパーレスが実現できない人が多いと思います。
それは何故でしょうか！
複合機作業⇒ ① スキャン
↓
パソコン作業⇒ ①データー確認
↓⇒ ②ファイル名変更
↓⇒ ③保存先フォルダ検索
↓⇒ ④保存先への移動
↓⇒ ⑤関連者に連絡
↓
ここでやっと、一連の作業が終わります。
この作業をファイル毎に行うこととなります。
ペーパーレスを考えている人は 当然 紙の出力が多いので考えているはずですから
パーパーの数だけ上記の作業を行わなくてはありません。
困ったものです。
それは逆に業務効率が下がる場合も発生します。
そこで！！！！
コニカミノルタカラー複合機と連携して上記の一連の作業を簡潔にするソフトを
ご紹介いたします。
文書ドキュメント仕分けソフト
仕分け名人です。
紙文書の電子化作業の効率化を図れます。
複合機のタッチパネルには
自動的に指定したパソコンのフォルダーを監視し、
監視しているフォルダー階層を複合機のタッチパネルに反映させます。
そうする事により、あらかじめ格納する予定のフォルダーに収容が出来ます。
そしてファイル名は自動的にリネーム機能が働き、
格納されるフォルダー名のルールにもとづきファイル名がリネームされます。
また、関連した方へ自動で（任意設定）通知されます。
通知方法は2種類 ① 指定したＰＣへのポップＵＰ ② メール送信
さらに ファイルサーバーへのファイル転送も可能です。
要約しますと！
複合機作業⇒
① 自動タッチパネルで指定したフォルダーへプッシュスキャン
以上でファイル名の変更や移動、関連者への連絡作業がなくなります。
また、このソフトはＦＡＸ受信にも適用でます。
ＦＡＸが受信しますと、その分、紙やカウンター、トナーといったコストがかかり馬鹿になりません。
そこで！そのソフトを利用すると
ＦＡＸは指定したフォルダーに格納、フォルダーは日付ごとに自動的に作成されます。
例：フォルダー名：○月○日ＦＡＸ
例：ファイル名 ：ＦＡＸ○月○日、時間、
関連者へ連絡 ①ＰＣへポップＵＰ、②メール等 選択が可能
コストとペーパーレス、連絡作業、文書管理作業が大変楽になります。
上記のソフトとの連携は
コニカミノルタ カラー複合機となります。
ｂｉｚｕｈｕｂシリーズ
Ｃ203
Ｃ253
Ｃ353
詳しくは コピー機ねっとへお問合せください。
