コピー機ねっと！ブログ

謹賀新年

旧年中はひとかたならぬご愛顧にあずかり、
誠にありがとうございました。

本年も価格はもとより、
保守メンテナンス、利便性の提供、問題解決(ソリューション）にと
一層のサービス向上とご提供に力を注いで参ります。

なにとぞ本年もご支援のほどお願い申し上げます
コピー機ねっと担当一同より、

投稿者: コピー機ねっと！担当 日時: 10:01 | パーマリンク | コメント (0) | トラックバック (0)

近年、複合機の普及により、
各メーカーは　多彩な機能を追加し差別化を計りシェア獲得を目指しておりますが、
今回はメーカー特有の機能をご紹介するというよりも、

一般的に備わっている機能について、
その普及と利便性、現状と理想についてご紹介いたします。

昨今、業務の効率化、生産性、エコ（環境対策）等、無駄な資源やコストを削減し
効率化を計ろうとする動きは言うまでもなく、オフィス環境におけるIT化は目覚しい普及をしております。

その中で、マルチドキュメントシステムとしての複合機も、
効率化の一旦として無駄な出力をしないようにネットワークを活用し、
文書電子化を図れる機能は、各メーカー、標準的な機能として付加されております。

しかしながら、オフィス内で電子化は進んでいるでしょうか？

オフィス内に電子化する設備、環境はありながら、
資料を見て、用が済んだらすぐ捨ててしまうような紙の出力や
紙ベースでの文書管理を行っている企業はまだまだ多いと思います。
何故でしょうか？

いろいろとご意見はありでしょうが、
私が考えるに　大まかに言いますと、

1、業務運用、ルーチンの変更が面倒、
2、効率化を計る為の電子化が逆に手間が掛かる！

など、効率化を計る為の機能が逆に面倒で生産性を下げる現象を引き起こしている
と思います。

これは紙ベースの媒体を電子化する上で、変換する手間の作業や電子化後の
変換されたデータの検索や運用が難しいからではないでしょうか？

言い換えると、電子化する作業の手間、データーの仕分け作業、
また大量のデータから検索が手間がなく簡単に出来るツールと
電子化するハードウェアー（複合機）の連携が上手く出来ていないからだと思います。

そんな連携を簡単にするソフトが前回ご紹介いたしました仕分けソフト、「仕分け名人」ですが、
今回、データー化された文書を必要な時にすばやく検索できる、検索機能をご紹介いたします。

【文書管理機能のサーチャブルPDF機能】です。

昨今、大量に保管される紙文書の電子化がさけばれています。
この「電子化」の盲点てして、『電子化保管したら、必要な文書データを簡単に
探すことができない・・』といった問題が多く発生しております。

そこで、これらの問題を解決した新しい機能として、
電子化しても簡単に文書を探せるしくみで、
【紙の文書を簡単に電子化でき、保管した電子化文書を簡単に探しだせる機能です。】

■サーチャブルPDF機能とは
スキャンしたドキュメントの文字情報をOCRによってテキストデータ化し、
スキャン画像にオーバーレイ合成したPDFファイルを生成できます。

紙文書を電子化した場合にも文字検索が可能になるほか、
文字情報をコピーすることもできます。
また、原稿の向きを検知し、ページの方向を自動補正することができます。

紙の文章が、サーチャブルPDFによって、
文書情報がOCRで自動的にテキストデーター化します。
これにより、
・文書内の文字（キーワード）検索が可能となりスピーディーにドキュメントを探せます！
・高精度のOCR機能によって、紙文書からの文字のタイピング作業が不要！
　PDFテキストデーターからExcelやWordにコピー＆ペースが可能

これは上記2つのアプリケーション、「仕分け名人」　「サーチャブルPDF」は
電子化を行う上で、運用業務上の手間を大幅に省き、
電子化を進める上で効率化を計れるアプリです。
是非、ご検討してみて下さい！

■お勧め複合機
サーチャブルPDF機能標準・・・・
・コニカミノルタｂｉｚｕｈｕｂカラーシリーズ　Ｃ220　Ｃ280　Ｃ360

詳しくは　ＷＥＢサイトをご覧ください！

投稿者: コピー機ねっと！担当 日時: 08:52 | パーマリンク | コメント (0) | トラックバック (0)

■仕分け名人FAX編

FAXを受信する際、当然、紙が出力されますが、
それに伴いカウンター料金も発生します。

また受信したFAXは内容を確認したら
不要になるケースもありますよね。
逆に保存しなければならないケースは紙がかさばり
電子化する企業様も多いことでしょう！

そこで今回ご紹介する仕分け名人がとても
効率的で無駄なコストを削減し、同時に管理も可能となるのです。

１）受信したFAXはデーター化
２）ファイル名が自動的にリネーム
３）関連部署、担当に通知
４)文書管理
５）必要が時に出力

上記の機能がすばやく可能となります。

是非一度ご検討してみては！

【仕分け名人：FAX編】

投稿者: コピー機ねっと！担当 日時: 07:58 | パーマリンク | コメント (0) | トラックバック (0)

■これは便利な連動ソフトです。

コニカミノルタカラー複合機と連動した文書仕分けソフトです。

主な特徴
1）複合機パネル連動、
　パソコンのフォルダー（指定領域）が複合機のパネルに反映

2）ファイルのリネーム機能
　パネルで指定したフォルダーに入れると
　ファイル名が指定した名前に自動変換

3）学習機能　
学習機能を有効にすると、複合機のディレクトリ表示画面と
　使用用途表示画面のボタンを、使用頻度の高い順に並びかえ表示します。

4）通知機能仕分けが完了したら、関係者に通知（ポップアップ又はメール）します。

※ ポップアップ通知には受信PCに受信アプリケーションのインストールが必要です。
※ メール通知にはメール環境が必要です。

以上簡単にご説明しましたが
どんな動きをするのか、動画で見てもらった方が良いと思います。
こちらをどうぞ！！

仕分け名人

投稿者: コピー機ねっと！担当 日時: 09:14 | パーマリンク | コメント (0) | トラックバック (0)

最近、企業間のやり取りの方法が
FAXからメールで行われるケースが大変多くなりました。

普及の大きな要因として

1）各個人がパソコンを持っていて
　ダイレクトに伝えたいことや資料を送信できる。

2）送られたきた資料やデーターをPCで管理して保管ができ
　必要が時に閲覧、利用が簡単である

3）パソコンを利用することにより過去のデータや検索、利活用の幅が大きい

4）必要な時に必要な分だけ出力して消耗品の無駄がない！

・・・・・・・・・⇒上げれば、まだまだ沢山あると思います。

一方FAXはどうでしょうか？
受信したFAXは全て、紙・トナー・カウンター料金が発生しコストがかかります。

また、管理も紙ベース保管場所、管理方法（ルール）を決めていないと
他の書類とゴチャゴチャになり、利活用が出来なくなります。

さらに、FAX全てが必要なFAXでしょうか？

・一度確認すれば用件が終わる、
・広告FAX、
・一時的に保管するが用件が済めば廃棄してゴミになる・・・・・・等、
　エコ（資源の有効活用）から考えても無駄が多いのではないでしょうか！

そんな受信したFAXを手間隙をかけて管理するのが
「面倒くさい！」といったことが実情だと思います。

しながらFAXをなくすことはまだまだ出来ないと思います。
　　　　　　　　　　↓
　　　　　　　　　そこで！！！

今回は複合機を利用したFAX受信利活用をご案内します！

1、複合機でFAXを受信
　　　　　↓
2、データーで確認、選別
　　　　　↓
3、ファイル変換
　　　　　↓
4、管理、利活用・・・・・・・等・・・・

上記の流れがスムーズに効率よく行えれば如何でしょうか！

複合機で受信したFAXを出力しないで、
PDFファイル等に転送する事は
ほとんどのメーカーが複合機であれば　機能が整っております。

でも何故、普及しないのでしょうか＞

FAX等で送られきた物は、
用件の用途が簡単ケースが多く、
ファイル変換⇒ファイル名作成⇒保管ルール⇒活用用途、等、
面倒な作業が発生します。
また、込み入った場合はメール等になってしまい、
無駄と承知でFAXを利用しているケースがほとんどだと思います。
（私の見解ですが）
さらに、FAXの場合、受信したら紙で出力されるので
着たらすぐ分かり、受信の確認が簡単ですが
PCへ送られたら、受信確認が分かりにくくなります。
上記な点が大きいと思います。

それらの面倒な作業を効率よく無駄が省ける物が
今回ご紹介する「仕分け名人」という文書管理ソフトです。

面倒が作業を自動的に仕分けし、
ファイル変換、リネーム作業、格納、通知を行ってくれます。

前回も文書管理FAX編でご紹介いたしましたが、

文書管理　(FAX編)

受信したFAXを通達、作業、を自動化し管理保存の利活用がスムーズに行えます。

詳しくは　コピー機ねっと担当まで
0120-181-295

投稿者: コピー機ねっと！担当 日時: 09:03 | パーマリンク | コメント (0) | トラックバック (0)

前回、スキャン編で「仕分け名人」というソフトと連動した複合機をご了解致しましたが、

今回は、そのソフトを活用しましたＦＡＸペーパーレス編をご紹介いたします。

受信したＦＡＸ（複合機）は、通常、ほとんどのメーカーでも
ネットワーク上のＰＣやメールにＰＤＦ等のファイルで送ることは出来ます。

しかしながら、ＰＤＦ等のファイルが送られてきたファイルを見ると
ファイル名が⇒例2009.07.01.01といった数字の羅列で
大量にＦＡＸがきた場合、確認作業や仕分け作業が大変で
逆に紙で打ち出した方が楽なので、結局、ペーパーレスは断念という企業が多いと思います。

そんな時！！「仕分け名人」が便利です。

パターン　１
　ｆａｘ受信⇒　指定した客先毎のフォルダー格納⇒ファイル名リネーム、日時、⇒通知機能

事前にパソコンのフォルダーに取引先専用のＦＡＸフォルダーを作っておけば
ＦＡＸのヘッダーやＦＡＸ番号を検知して
取引先後とにフォルダーに入り、ファイル名も取引先の「名前+ＦＡＸ等」といったような
名前にファイル名がリネームされ収納さｒます。
また前回ご説明しましたが、
受信したＦＡＸを関連者へ通知する機能も同様に使えます。

さらに　取引先ごとではなく、日付け毎にフォルダーに収納して通知する機能もあるので
毎日チャックして処置が終わったら指定したフォルダーに格納するといった
使い方もとても便利です。

パターン2

ｆａｘ受信⇒自動生成されるｆａｘ用の日付フォルダー収納⇒リネーム⇒通知

無駄なコストを削減する上でぺーパーレスを考えている企業は多いですが
作業効率や業務体制で思うように出来ないケースがほとんどですが
この仕分け名人があれば、らくらく導入実施が可能です。

仕分け名人は別途ソフトが必要です。くわしくはコピー機ねっと担当まで、

仕分け名人連動対応機種　コニカミノルタｂｉｚｕｈｕｂ　Ｃ203

投稿者: コピー機ねっと！担当 日時: 19:07 | パーマリンク | コメント (0) | トラックバック (0)

スキャナーを複合機と連携させて使う場合、
保存されたドキュメントは　ファイル名が通し番号か日付けで分かりにくいですよね！

ペーパーレスを考えて活用した場合、
作業が思いの他多く、
考えていた作業効率がなかなか進まず
逆に面倒になり結局、
ペーパーレスが実現できない人が多いと思います。

それは何故でしょうか！

複合機作業⇒　①　スキャン
　　　　　　↓
パソコン作業⇒　①データー確認　
　　　　　　↓⇒　②ファイル名変更
　　　　　　↓⇒　③保存先フォルダ検索
　　　　　　↓⇒　④保存先への移動
　　　　　　↓⇒　⑤関連者に連絡　
　　　　　　　　　　　　　↓
ここでやっと、一連の作業が終わります。

この作業をファイル毎に行うこととなります。
ペーパーレスを考えている人は　当然　紙の出力が多いので考えているはずですから
パーパーの数だけ上記の作業を行わなくてはありません。
困ったものです。

それは逆に業務効率が下がる場合も発生します。

そこで！！！！

コニカミノルタカラー複合機と連携して上記の一連の作業を簡潔にするソフトを
ご紹介いたします。

文書ドキュメント仕分けソフト
仕分け名人です。
紙文書の電子化作業の効率化を図れます。

複合機のタッチパネルには
自動的に指定したパソコンのフォルダーを監視し、
監視しているフォルダー階層を複合機のタッチパネルに反映させます。
そうする事により、あらかじめ格納する予定のフォルダーに収容が出来ます。

そしてファイル名は自動的にリネーム機能が働き、
格納されるフォルダー名のルールにもとづきファイル名がリネームされます。

また、関連した方へ自動で（任意設定）通知されます。

通知方法は2種類　①　指定したＰＣへのポップＵＰ　②　メール送信
さらに　ファイルサーバーへのファイル転送も可能です。

要約しますと！

複合機作業⇒
　①　自動タッチパネルで指定したフォルダーへプッシュスキャン

以上でファイル名の変更や移動、関連者への連絡作業がなくなります。

また、このソフトはＦＡＸ受信にも適用でます。

ＦＡＸが受信しますと、その分、紙やカウンター、トナーといったコストがかかり馬鹿になりません。

そこで！そのソフトを利用すると

ＦＡＸは指定したフォルダーに格納、フォルダーは日付ごとに自動的に作成されます。

例：フォルダー名：○月○日ＦＡＸ
例：ファイル名　 ：ＦＡＸ○月○日、時間、
関連者へ連絡　①ＰＣへポップＵＰ、②メール等　選択が可能

コストとペーパーレス、連絡作業、文書管理作業が大変楽になります。

上記のソフトとの連携は
コニカミノルタ　カラー複合機となります。
ｂｉｚｕｈｕｂシリーズ
Ｃ203　
Ｃ253
Ｃ353

詳しくは　コピー機ねっとへお問合せください。

投稿者: コピー機ねっと！担当 日時: 16:30 | パーマリンク | コメント (0) | トラックバック (0)